文／Reina
有九成的人被工作追著跑！
是不是心中常浮現「工作根本做不完，每天都要加班！」
「工作太忙了，沒有自己的時間。」
「我很不會運用時間，回過神來就發現自己總是被時間追著跑......」
「好想消除所有的徒勞，過著有效率的生活。」
「假如有自由的時間，真想用來學點什麼！」
在這個世上，有些人被時間追著跑，過得勞勞碌碌；但有些人卻能俐落地完成工作，私生活也過得很充實。
不僅如此，前者雖然每天忙於加班，但經濟一直很拮据;後者不但有自由的時間，
還在工作上不斷拿出成果，收入節節上升。
這兩者的差別到底在哪裡呢？他們的差距不在於能力，而是一個細微之處。
你也能輕易實踐的「超整理術」！
一天當中可以擠出的時間，至少有三個小時！
上班族工作變得有效率，不用加班就能做出成果。
掌握自己的時間
透過記錄來掌握自己的時間，為了準確掌握自己的時間，要確實地把時間記錄下來。
以「分」為單位確實記錄
即使做紀錄，卻寫成「九時至十七時：工作；十九時至二十時：晚餐」，這樣一點意義也沒有。
記錄時間的時候，必須寫下確的工作內容，以及在工作以外做了什麼，而且要以「分」為單位來記錄。
如下圖：
透過制式化來擠出時間
大部分的工作都能制式化
把每天的工作內容記錄下來，可知自己多半都在重複同樣的作業。
諸如看信、回信、每個月遞送請款單、撰寫要給客戶的提案書、撰寫會議要用的企劃書等等。
觀察那些說自己沒有時間的人，可看出他們並沒有發現，自己每次執行相似的作業時，
總是從零開始作文件，或是過份仔細地逐一應對，浪費了很多時間。
像是企劃書、提案書和其他事務性的文件，大部份都有固定的格式。
事先替經常製作的文件建立範本，只須填入個別的細項，一下子就能完成。
至於還沒有建立的文件，同樣要思考是否可以通通套用範本。
透過整理和思考，找出可以制式化的工作
製作講座簡介的時候，講座開始的時間都不一樣，不過簡介的設計可以套用相同的格式，
只要更換頁首與頁尾的圖片，並更改講座名稱，新的簡介就完成了。
分次替每一份簡介製作不同的設計，每次都要花三個小時，
然後又要檢查和修正，一周的時間便就此飛逝。
這些微小的累積，大幅走了你的時間，總是工作滿檔、沒有餘裕的狀態，
其實是自己造成的，請你先察覺這項事實吧！
以改善為前提來多花點心思，是很重要的。
用常用句回覆每天的信件
說到每天重複的工作，最常見的應該是回信吧！
有些人一天當中光是回信就會用掉兩、三個小時，這是非常浪費的。
在一天的信件當中，真正重要的只有一、兩封。
如果不接二連三地回信，工作進度會停滯，但對方特地寫信來諮詢，又不能隨便回覆。
當加快速度一封接一封地回信時，發現自己反覆輸入了好幾個同樣的句子，便察覺這段時間是可以縮短的。
固定使用制式範本和短句登錄，回信的速度就會漸漸加快。
專心工作的時段以外，利用空檔收信並依序迅速回覆，每天能省下一個小時。
也許有人不經常收信就會感到不安，但要先決定大略的收信時間，時間到了再一口氣回覆，多半不會有問題。
如果早晚各收信一次還是不放心，就再加上中午，一天總共三次。最好訂下利用零碎時間即時回信的規則。
開會時間最適合處理雜務
正在開會時，很多人除了聽講之外什麼都不做，但只要帶著筆電，開會途中也可以工作。
如果是自己主辦的會議，那當然應該專心開會，但很多沒意義的會議都只是拖拖拉拉地重覆一樣的事情，
然後一味讀著發下來的會議大剛而已。
一開始會資料發下來之後，就大致覽一下並掌握內容，然後把剩下的時間用來作為自己的工作時間吧！
熟練了以後，甚至還能一邊寫會議紀綠一邊工作。抱外開會太頻繁，
時間都被佔用的人，處於身體被會議綁住，而頭腦什麼都不想的狀態。
即使身體被綁住，頭腦還是可以自由思考，所以要善加利用會議時間。
有效地運用通勤時間來進修和收信
花在通勤上的交通時間，是一段很長的零碎時間，卻很少人會拿來利用，這是很浪費的。
走路的時候，可以用聽的來學習。
假如通勤時間單趟一小時，把上下班的時間加起來，一天就浪費了兩個小時。
早上花一個小時來看信、回信，在抵達公司之前跟信件有關的工作就結束了，可以立刻著手進行主要的業務。
通勤時大多數人都只是玩遊戲殺時間，或是用LINE聊天。
把這些時間用來閱讀、聽教材或預先收信，工作效率會高很多。
──本文摘自《就是比你早3小時下班：從「桌面淨空」開始！重整工作、情報、大腦的14天整理術》／高嶋美里
留言列表
